隨著近幾年各個制藥企業集團化發展及信息化整體建設快速推進，企業急需在決策層、管理層和屬地層同步推進信息化建設。而文件管理系統（DMS）是制藥企業規劃和應用信息化系統中不可或缺的組成部分，更是維持良好GMP體系的核心系統之一。
Akso DMS文檔管理系統是圍繞GMP要求設計的文件管理系統，從起草、會審、審批、發布、生 效、修訂、增發、補發、打印、升版、復審、作廢等各個環節按照GMP要求控制，依據權限控制功能，實 現審計和日志追蹤的文件全生命周期管理。能夠對文件的審批管理、版本控制、權限分配、日志追蹤有效 控制，方便易用，支持多方在線協同編輯文檔使合作更加流暢高效，同時也支持對文件分發與記錄收發臺賬和平衡進行有效管理。
DMS文檔管理系統具有超強的穩定性、安全性和擴展性，支持集團化擴展，能夠滿足企業高效、合規的應用需求。系統包括以下核心功能：
1、文件關聯關系圖
目前制藥公司的文件管理規程一般會存在一些管理上的難題，例如操作規程可能會出現描述的內容未考慮與其他規程之間的銜接關系，對于某些流程的管理描述在不同的規程中出現信息不一致，在法規更新時，各個操作規程未同步更新而導致信息不對稱。
阿克索eGMP系統設計的理念是從工廠整體質量管理角度出發，將整個的文件系統設計為成一個閉合的球形網，單個文件不再是碎片的， 每一個文件都是這個網中非常重要的一個節點，通過這個節點，可以把它的上下游，橫向文件全部串聯起來，在系統管理中，一個節點的內容出現變化，相關聯的文件就會收到通知，讓這些文件的owner去做檢查和確認，這樣可以有效識別到各流程之間的矛盾點和缺失點，確保所有文件內容的一致性，不會讓執行人出現差錯和混淆。系統將這種關聯關系也是用最直觀關聯關系圖來進行呈現，讓大家一目了然就看到這張網中各個文件相互之間的關系，很直觀。
2、文件歸屬
日常各種產品審計前我們需要臨時準備各種文件目錄清單，都是手動一個一個去篩選出來的，篩選的數據量大，耗時多，提供的文件目錄經常出現遺漏，錯誤，DMS系統在起草時可以建立各個文件的歸屬于具體的產品項目，在對應產品審計時設置篩選條件只需要花很短的時間就能把相應清單臺賬準備好。
3、文件全生命周期的跟蹤
實現無紙化辦公，線上起草、審核、批準、生效、修訂、增發、補發、打印、作廢，提高了文件審批的流轉，大大提高文件全生命周期中各種工作流程的效率及準確性。
4、在線協同編輯
文件起草時實現多部門編輯同一份文件的功能，大大提高了文件扭轉的效率。
5、中英雙語切換
界面、文檔內容可自動翻譯為中英文，方便應對不同區域的客戶。
6、文件版本對比
任意版本之間對比文檔內容，內容差異處高亮標記。方便各版本間修訂內容的跟蹤。
除此以外，DMS文檔管理系統還具備文件網格化、全文搜索、自定義報表、移動審批等強大功能，還可以和其他行業主流產品如SAP、LIMS、ERP、OA、MES等國內外軟件實現系統之間的無縫對接，全面助力企業數字化轉型。
